Процедура согласования договоров является одним из важнейших моментов при возникновении договорных отношений. Рассмотрим подробнее данную процедуру. Понятие и цель проведения согласования договоров Процесс согласования договоров предусматривает проставление визы на самих договорах или на листах согласования, в которых ответственными лицами вносятся замечания и предложения от руки. Форма такого листа произвольна. Виза содержит в себе подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости и должность. Согласование договоров возможно в нескольких вариантах:
- «не согласовано»;
- «согласовано»;
- «согласовано с замечаниями»;
- отказ в проставлении визы (не проставление подписи).
Целью проведения процедуры является анализ финансовых и юридических моментов при оформлении договоров для последующего предупреждения возможных рисков, которые могут быть связаны с их исполнением. Следовательно, требуется четко и грамотно соблюдать порядок согласования договоров. Порядок проведения Любое структурное подразделение имеет право выступать инициатором оформления договора. Рассматриваемая процедура происходит в определенном порядке:
- Лицо, ответственное за оформление документа согласует его со своим непосредственным начальником.
- Далее документ вместе с листом согласования передается в другие необходимые подразделения.
- После подписания документа он поступает на регистрацию, а затем возвращается исполнителю. За возврат согласованного документа отвечает исполнитель.
Локальным нормативным документом в организации установлен перечень лиц, которые осуществляют визирование договоров и установлены сроки их согласования. Обычно, каждый документ проходит обязательно визирование следующих подразделений в организации:
- юридический отдел;
- бухгалтерия;
- отдел финансов;
- отдел делопроизводства;
- иные подразделения при необходимости.
Поэтому при отсутствии визы начальников вышеуказанных подразделений ни один документ не утверждается руководителем организации. Между тем любое из подразделений имеет право вносить мотивированные изменения в документ, которые должны быть оформлены в письменном виде и вместе с документом возвращены инициатору для дальнейшей доработки. На основании изложенного, именно правильное и грамотное проведение согласования договоров, поможет в дальнейшем предотвратить отрицательные последствия для организации, которые связаны с недействительностью сделки или иными неблагоприятными затратами.